La Maintenance assistée par ordinateur : un atout essentiel
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Pour les entreprises confrontées à la mondialisation et à la maîtrise des différents coûts, l’utilisation d’un progiciel /logiciel de maintenance est devenue un outil incontournable de gestion budgétaire. En observant les offres nationales et internationales de petites sociétés de services ou de grandes compagnies en matière de maintenance assistée par ordinateur, on constate que l’offre actuelle est très variée pour satisfaire aussi bien les besoins d’une PME/PMI de quelques dizaines de personnes que de grands groupes multinationaux qui ont choisi d’investir sur une progiciel de GMAO pour l’ensemble de leurs unités réparties sur plusieurs continents. Les fusions des différentes sociétés et les différentes versions successives des concepteurs de logiciels de GMAO montrent que le marché de la maintenance par ordinateur est arrivé à maturité.
Les témoignages publiés dans la presse spécialisée qui décrivent les bénéfices obtenus avec un outil de Gestion de Maintenance assistée par ordinateur ne doivent pas faire oublier que sans une bonne définition préalable du besoin et une sensibilisation de tous les acteurs de l’entreprise, l’implantation d’un logiciel de maintenance risque de conduire à des échecs coûteux et aux effets irréversibles.
Les statistiques faites auprès des étudiants qui réalisent leur stage dans le domaine de la maintenance ou leur apprentissage en entreprise sont très éloquentes. En effet on peut situer entre 20% et 30% le pourcentage de sujets qui s’intitulent " choix et mise en place d’un outil de maintenance assistée dans notre entreprise ". Après 6 mois de concertations et de discussions quelquefois difficiles entre les différents services, on constate que le problème principal de la Gestion de Maintenance assistée par ordinateur n’est pas un problème technique mais nécessite un changement de culture qui doit être validé par tous les services et responsables de l’entreprise: achats, méthodes, fabrication, maintenance, travaux neufs, comptabilité. La majorité des conclusions de ces rapports de stage aboutit presque irrémédiablement à un constat d’échec quand il n’y a pas de personne nommément désignée pour assurer la responsabilité d’un projet de Gestion de Maintenance assistée par ordinateur, même si le cahier des charges a été clairement défini et le progiciel de GMAO acheté et installé.
Contrairement à la révolution Bureautique où les personnels des entreprises ont adopté des logiciels de traitement de texte ou des tableurs qui utilisent les mêmes fonctionnalités, la décision d’investir dans un outil de maintenance assistée remet en question les habitudes acquises par les différents services de l’entreprise qui utilisent pour des raisons historiques des systèmes de codages différents pour un même équipement en fonction de leur domaine de spécificité propre (achats, méthodes, travaux neufs, maintenance, conduite).
Si actuellement le "supermarché " des progiciels de maintenance existe bel et bien avec des produits sur étagère, complété par les sites Internet dédiés aux concepteurs de progiciels de GMAO et à l’E-business, il est encore difficile pour un décideur de prendre une décision pérenne dans le temps et adaptée à leur entreprise. Nombre de sociétés ayant décidé d’investir il y a dix ans pour un produit sont en train de changer leurs stratégies pour adopter des progiciels de maintenance qui à terme deviendront des standards de fait.
Ce 16ème Panorama des logiciels de Gestion de Maintenance assistée par ordinateur, qui reprend en grande partie les éléments du 15ème panorama élaboré par Jean Claude Francastel a pour objectifs de guider le lecteur sur les précautions préliminaires à prendre depuis l’analyse du besoin jusqu’à la décision d’achat mais aussi pour le guider à faire un investissement dont l’entreprise en profitera pleinement après quelques années d’exploitation.
Pour rester dans un cadre général on peut définir la GMAO comme un progiciel de maintenance permettant une aide à la décision dans une entreprise :
Pour maîtriser les coûts des installations à maintenir
Optimiser les moyens techniques et humains de la maintenance
Maîtriser les interventions leur plannings et leur coûts
Optimiser les stocks des pièces de rechanges pour éviter d’avoir des investissements non productifs
Décrire en détail les installations techniques ainsi que toute leur documentation
Formaliser et capitaliser le retour d’expérience pour obtenir des mesures précises sur les temps des pannes, leurs causes premières et les temps nécessaires à leur réparation
Comme certains concepteurs de progiciels de Gestion de Maintenance assistée par ordinateur le démontrent sur leurs sites Internet, avec des modules télé-chargeables gratuitement pour des fonctionnalités réduites ou bien à l’aide de CDROM de démonstration, l’on constate presque chaque semaine une évolution portant sur l’ergonomie des modules de consultation, sur leurs capacités et leur puissance ( plus grande vitesse des traitements, bases de données de plus en plus puissantes et compatibles avec différents standards de données), grande variété pour la présentation d’informations synthétiques à destination des décideurs (camemberts donnant les coûts annuels d’une installation donnée, etc…).
L’évolution des processeurs des machines informatiques supportant les applications de maintenance assistée est en constante évolution. De plus l’on voit apparaître des solutions utilisant les fonctionnements en réseau de type Intranet ou
Extranet. Comme sur tout rayon de supermarché, il est possible de trouver un produit couvrant pratiquement tous les types de besoins. L’utilisateur potentiel est placé alors devant une situation difficile pour la prise de décision
La première recommandation est qu’il doit avoir dans son esprit que cet outil devra être utilisé à terme dans son entreprise comme un téléphone ou un tournevis sans avoir à faire appel à des spécialistes de l’informatique ou à des experts en banques de données. Le maître mot pour obtenir un progiciel de GMAO est de définir d’abord les besoins réels des utilisateurs en n’achetant que les fonctions utiles pour l’entreprise.
Cela passe obligatoirement par la rédaction d’un cahier des charges utilisant les techniques de l’analyse de la valeur et de l’analyse fonctionnelle pour être à même de rédiger le cahier des charges fonctionnel qui définit les besoins en terme de fonctions utiles et non pas en termes de produit déjà défini.
Comme le soulignait L.D Miles , fondateur de l’analyse de la valeur après la 2° guerre mondiale : " si je ne peux obtenir un produit, je dois obtenir les fonctions du produit " Ceci peut se résumer en transposant les phrases de M. Delafolie dans son ouvrage sur l’Analyse de la Valeur: " Quelles fonctions utiles pour la Gestion de Maintenance assistée par ordinateur ? Vais-je acheter ? et non plus quel logiciel de GMAO vais-je acheter ?".
Cette pratique devenue courante dans les études de conception ou de reconvention de produit industriel ou de industriel ou de service s’adapte parfaitement à la maintenance assistée dans la période de définition du cahier des charges.
Sans prendre ces précautions et l’expérience le
prouve, de nombreux projets de GMAO ont été relégués au fond des armoires car ils ne satisfaisaient pas les besoins des utilisateurs.
Comme le soulignait Jean Claude Francastel dans le 15° panorama des progiciels de GMAO, les recommandations les plus importantes sont les suivantes:
Exprimer clairement ses objectifs: Une Gestion de Maintenance assistée par ordinateur, Pour quoi faire ? Pour qui ? Pour quel résultat attendu ?
Exprimer le besoin en termes de fonction strictement utiles et éliminer les fonctions inutiles.
Travailler en groupe multidisciplinaire pour réaliser de façon formelle une analyse des besoins et pour rédiger un cahier des charges fonctionnel faisant l’objet d’un consensus entre tous les utilisateurs potentiels.
Ne pas sous-estimer les moyens préliminaires à mettre en œuvre avant toute décision finale.
Une erreur ou omission commise pendant la phase de rédaction du cahier des charges est pratiquement irrécupérable une fois l’achat du produit réalisé. Cela a pour effet de contribuer à des délais et coûts supplémentaires pour apporter des corrections ou pour définir des fonctionnalités nouvelles au logiciel
Demander aux fournisseurs présélectionnés de fournir des références de clients où ses applications de Gestion de Maintenance assistée par ordinateur fonctionnent. Il ne faut pas hésiter à se déplacer sur des sites où fonctionnent ces logiciels pour connaître les jugements des clients exploitants.
Vérifier la pérennité des produits et les capacités du fournisseur à évoluer dans le temps : la version vendue est-elle la version 1.1 ou la version 9.1.
Vérifier la capacité des vendeurs à en assurer la maintenance et l’assistance
Prévoir une période de formation de tous les personnels ( des ouvriers au plus haut responsable technique de l’entreprise)
Vérifier l’adéquation de l’organisation au logiciel et éviter la situation inverse.
En effet le changement de culture que nécessite
la GMAO conduit à des efforts s’inscrivant dans la durée et doit constituer un enjeu stratégique durable de l’entreprise. C’est également vrai pour l’implantation de nouvelles politiques de maintenance telles que la Totale Productive Maintenance (TPM)®, la maintenance basée sur la fiabilité (MBF).
Choisir de préférence un chef de projet indépendant des services de production et de maintenance qui pourra assurer la pérennité de l’application GMAO et sera le " champion " de
la GMAO ou le leader pour reprendre la terminologie anglo-saxone
Un des points le plus difficile à régler est de faire perdre les habitudes anciennes. En effet, il faut se heurter très souvent au scepticisme des utilisateurs qui ont souvent ce commentaire "cela fait 10 ans que l’on fonctionne avec nos méthodes et on ne voit pas pour quelles raisons nous serions amenés à en changer "
Le retour d’expérience des entreprises ayant opté pour un progiciel de Gestion de Maintenance assistée par ordinateur se caractérise par deux attitudes très distinctes :
Lorsque les entreprises (petites PME /PMI) ne disposent pas des capacités d’expertises ou des compétences nécessaires au sein de leur employés, les décideurs sont amenés, dans la majorité des cas, à faire un choix souvent subjectif en fonction des arguments des propositions qui leur sont faites par les vendeurs de progiciels de maintenance assistée par ordinateur. Les risques alors deviennent importants: le produit ne peut répondre que partiellement au besoin de l’entreprise. Il est peut être cher à exploiter et à maintenir. Les retards de production induits par des mauvais fonctionnements du logiciel peuvent conduire la société à voir son image de marque dégradée et à s’exposer à des pertes de parts de marché.
Quand l’entreprise dispose des moyens internes ou de sous-traitance pour élaborer le cahier des charges fonctionnel, ceci le met partiellement à l’abri de mauvais choix fonctionnels relatifs à ses besoins. L’avantage de cette méthode qui prend du temps et est coûteuse dans la phase de spécification est de pouvoir disposer de réponses multiples suite à des appels d’offres basés sur le cahier des charges fonctionnel client. La décision d’achat définitif étant faite souvent par un comité ad-hoc permet grâce
à une appréciation multidisciplinaire de minimiser les risques ultérieurs
Si l’utilisation de traitement de texte s’est banalisée dans tous les secteurs de l’activité économique malgré les réticences initiales devant la nouveauté d’un écran, d’un clavier et d’une souris, l’introduction dans les entreprises d’un outil de maintenance assistée par ordinateur ne dérogera pas à la règle.
Il faut préparer le personnel à ce changement graduel de mentalité dans ses activités, se fixer des objectifs à court terme et surtout les informer régulièrement sur les gains de productivité obtenus avec l'outil de Gestion de Maintenance assistée par ordinateur. Il est fondamental que les personnes qui alimentent en données les progiciels de maintenance assistée par ordinateur en perçoivent les retombées et constatent que les efforts qui leur sont demandés sont stratégiques pour l'entreprise.
Ce n’est qu’à ce prix que les efforts entrepris auprès de toutes les catégories de personnels seront couronnés de succès. La meilleure preuve d ’une GMAO bien implantée se constate quand l’informatique est défaillante et qu’il n’est plus possible d’avoir accès aux fonctionnements des équipements d’une installation industrielle. L’ensemble du personnel est alors privé de son outil de management de ses investissements et le fonctionnement risque de se voir paralysé pendant quelques heures.
Un progiciel de GMAO répondant à tous les besoins d’une entreprise en terme de maintenance se doit être aussi indispensable que le téléphone ou que la caisse à outils du mainteneur.
Comme cela avait noté dans les 14° et 15° panoramas, les compagnies internationales continuent à améliorer leurs offres en proposant des versions françaises et des fonctionnalités nouvelles. La consultation sur Internet avec un moteur de recherche en anglais américain sur le mot : CMMS ( Computerized Maintenance Management System) offrira au lecteur curieux de s’informer une panoplie très étendue sur les logiciels et trouvera sur la même page les ouvrages de référence offerts avec des liens avec des sites de librairies virtuelles. On notera également un effort non négligeable d’assistance aux clients.
On constate également un besoin dans l’industrie du renouvellement de logiciels de GMAO devenus obsolètes soit par leur contenu ou bien par l’évolution des outils informatiques (bases de données, nouveaux systèmes d’exploitation, images de synthèse 3D). Il est clair que les sociétés éditrices de progiciels de maintenance verront leur clientèle fidélisée si elles sont capables de proposer des produits innovants satisfaisant les clients existants et de leur fournir des services d’assistance non seulement de type informatique mais aussi relatives aux besoins de la production et de la maintenance.
Remarque : l’intérêt dans un futur proche des logiciels de Gestion de Maintenance assistée par ordinateur est le " Full Web " : (accès à toutes les fonctionnalités de la GMAO via Internet) :
Que ce soit dans une entreprise industrielle, un hôpital, un aéroport ou le stade de la Coupe du Monde de football, il est impensable que l’entretien ne soit réduit qu’à de simples tâches de réparation. En effet, pour des raisons économiques, de sécurité, des impératifs de qualité aussi, la maintenance a pour mission d’assurer une disponibilité optimale des équipements au moindre coût. On parle alors de gestion préventive, de planification des travaux ou de flux tendus des pièces de rechange...
La gestion de la maintenance est aujourd’hui soutenue par des logiciels dits de GMAO dont le premier mérite est de fournir la trace de toute intervention. L’introduction de tout nouveau système de maintenance n’est cependant pas aisée en raison du volume des données à saisir et du degré de difficulté des nouvelles connaissances à acquérir. C’est pourquoi, pour alléger au maximum le travail d’apprentissage des opérateurs et simplifier les saisies, il faut prévoir d’emblée l’interfaçage du programme avec des appareils tels des lecteurs de codes à barres ou des compteurs de temps. La résistance des opérateurs face à ce changement s’en trouve réduite et on peut compter avec un retour d’investissement accéléré...
Paradoxalement, l’introduction d’une Gestion de Maintenance assistée par ordinateur n’est pas liée en premier lieu par des considérations de coûts. Dans la plupart des situations, ce sont des éléments de sécurité et de qualité qui impliquent une assistance informatique du système de maintenance. Certes, une gestion informatisée du stock des ateliers est susceptible de simplifier l’approvisionnement et de contribuer à une diminution des immobilisations. Ce module standard de toute GMAO offre à lui seul une opportunité de réduction sensible des coûts dans la mesure où il permet de gérer
:
• les commandes de réapprovisionnement en fonction du cycle économique et des coûts de passation de commande, de stockage et d’achat
• les priorités selon le degré de sensibilité à la rupture de stock (classement des produits en catégories ABC)
• les stocks
multi-sites en tenant compte de leur effet combiné.
Plus généralement, une GMAO permet d’élaborer un plan de maintenance préventive et, donc, de gérer les interventions en évitant des goulets d’étranglement au niveau des techniciens ou une quelconque indisponibilité des équipements. A ce titre, la GMAO assure incontestablement une meilleure maîtrise des coûts d’exploitation. Son avantage est surtout décisif au niveau de la préparation des interventions : lorsque les contrôles et travaux sur points d’usure sont nombreux, l’informatisation prend tout son sens en incorporant à la fois systématique et instructions dans la base de données.
Les logiciels du marché les plus élaborés fournissent même des applications multimédias qui remplacent avantageusement les manuels de montage et permettent de visualiser l’usine, ses machines et ses équipements.
Pour essayer de mieux comprendre l’impact d’une Gestion de Maintenance assistée par ordinateur, on peut, par simplification, assimiler l’activité d’un service de maintenance à un système de file d’attente avec des demandes de service réparties selon une loi de Poisson et des durées d’intervention qui suivent une distribution exponentielle négative. En fonction des ressources disponibles, on peut donc déterminer un temps moyen d’attente provoqué par une panne ainsi que son coût. Sans l’informatique il est cependant difficile, sinon impossible, d’optimiser, en termes de coûts, la relation entre la disponibilité des intervenants et la probabilité de l’occurrence d’une panne.
A la base, la maintenance assistée par ordinateur supporte la gestion d’une gamme d’équipements ou d’installations techniques, la gestion des achats et des stocks ainsi que le suivi des interventions. Aujourd’hui, elle est interfacée avec une GPAO ou avec un système comptable et budgétaire. Des compteurs et des alarmes déclenchent en temps réels des ordres de travaux, tandis que des terminaux portables enregistrent les temps d’intervention selon des tâches présélectionnées. Ensuite, ces données sont déversées dans le système informatique pour faciliter toute analyse de fonctionnement ou étude des coûts.
Lors de l’introduction d’une Gestion de Maintenance assistée par ordinateur, il faut surtout ne pas perdre de vue que les intervenants sont réfractaires à toute saisie de données dans un système informatique, aussi nécessaire soit-elle pour la maîtrise de la maintenance. C’est pourquoi toutes les interfaces avec les applications de GMAO méritent d’être simplifiées au maximum. Fort heureusement, il existe des appareils à prix abordable, très commodes et polyvalents qui permettent à la fois de lire des codes à barres (entrées et sorties de stock, inventaire) et des temps par ordre de travail sans que l’utilisateur n’ait même à entrer dans l’application.
Pour ce qui est des aspects purement informatiques de
la GMAO, inutile de dire que l’adaptation aux standards les plus récents est une condition de base du succès de l’implantation. Il s’agit bien entendu de l’architecture
client-serveur, des bases de données Oracle et des systèmes d’exploitation Unix et Windows.
Les plus récents développements concernent l’intégration de protocoles standards de communication sur l’Internet pour la transmission de demandes d’intervention de sites distants, la consultation des bases de données de la maintenance ou la reprise des signaux et compteurs dans l’application. Enfin, l’interfaçage des applications de maintenance assistée par ordinateur avec des logiciels
standards de gestion ou de production de haut de gamme est également devenu la norme. Quelques fournisseurs assurent même une parfaite compatibilité avec un logiciel courant de gestion de projets, si bien que toutes les données relatives aux intervenants ne sont saisies qu’une seule fois et peuvent être gérées facilement par l’outil le plus commode.
La transformation de la maintenance vers des travaux préventifs sur la base de compteurs et signaux d’activité intégrés à un logiciel de GMAO représente une avancée appréciable en matière de performance. L’établissement des demandes d’intervention et des commandes de pièces de rechange s’en trouve largement automatisé. Par ailleurs, l’historique des pannes et interventions permet d’optimiser le système de maintenance sur la base d’une information objective sur la criticité des équipements.
Au niveau financier, l’investissement dans un système de GMAO permet de réaliser des économies de cinq à dix fois supérieures. Cependant, cette performance ne peut être atteinte qu’aux conditions suivantes :
Par ailleurs, selon notre appréciation, il faut au moins qu’une dizaine de personnes aient des tâches exclusivement dédiées à la maintenance pour qu’une informatisation vaille la peine. Autrement dit, il faut un rapport raisonnable entre les temps consacrés aux travaux et celui nécessaire à l’exploitation du système de maintenance assistée.
Des domaines, comme l’informatique, la télématique, la télévision ou la production d’électricité, par exemple, sont très sensibles aux coûts élevés que peuvent provoquer des pannes et sont des domaines privilégiés pour l’utilisation d’une Gestion de Maintenance assistée par ordinateur.
Si, à l’origine, la GMAO ne concernait pratiquement que l’industrie, et la production lourde en particulier, elle s’impose désormais dans les secteurs les plus divers.
Avec tous les objectifs visés par l’investissement dans un outil de maintenance assistée par ordinateur sont atteints.
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