En 2025, comment mettre en place une solution GMAO ?
De nos jours, il est presque indispensable de posséder une solution qui automatise vos démarches, surtout quand leurs coûts sont élevés. Dans le cas de la gestion de la maintenance, on peut se questionner sur comment mettre en place une solution GMAO, avec stratégie et afin d’optimiser le retour sur investissement.
Pourquoi adopter une solution GMAO en 2025 ?
En 2025, la numérisation persiste à révolutionner les pratiques de travail dans tous les domaines d’activité. Que ce soient des entreprises industrielles, du secteur tertiaire ou publiques, la gestion de la maintenance ne peut plus se faire de façon artisanale, sur papier ou à l’aide de fichiers Excel éparpillés. Une GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) optimise toutes les activités de maintenance en regroupant les informations, en organisant les opérations, en garantissant un meilleur contrôle des actifs et principalement en réduisant les interruptions non prévues. Dans un contexte où la rentabilité est de plus en plus liée à la pérennité des opérations et à l’efficacité des équipements, l’adoption d’une solution GMAO se révèle être un levier stratégique essentiel. Elle répond aux exigences de traçabilité, de reporting, de réactivité et s’inscrit dans une démarche de progrès permanent.
Les enjeux de la maintenance moderne dans l'adoption d'une solution GMAO
L’entretien a connu une évolution significative. Traditionnellement axée sur la guérison, cette approche se tourne désormais vers des stratégies préventives, voire prédictives, grâce aux informations fournies par les dispositifs connectés (IoT). Les sociétés doivent prévoir les défaillances, allonger la longévité de leurs actifs et se conformer à des standards de conformité de plus en plus rigoureux. La GMAO facilite cette approche innovante en rendant l’accès aux historiques d’intervention plus simple, en automatisant la planification des maintenances et en produisant des indicateurs de performance en temps réel. De ce fait, elle ne sert pas uniquement d’instrument de gestion, mais se transforme aussi en aide décisionnelle et en moteur de la performance opérationnelle.
Étape 1 – Définir les besoins de l'entreprise en termes de gestion de maintenance
Avant toute mise en place, il est primordial de déterminer exactement les besoins de l’entreprise. Il ne s’agit pas de choisir un instrument de manière aléatoire, mais plutôt d’opter pour une solution qui reflète la réalité opérationnelle, qui est alignée sur les objectifs de la direction et qui prend en compte les contraintes tant techniques qu’humaines. Il est donc indispensable de mener un audit interne. Quels sont les genres d’appareils à administrer ? Quel est le nombre d’interventions effectuées chaque mois ? Quels sont les arrêts dus aux défaillances ? Avez-vous déjà mis en place des procédures écrites ? Une fois ces aspects éclaircis, il est plus aisé d’établir des buts spécifiques : optimiser le taux de disponibilité, diminuer les pannes récurrentes, optimiser la gestion des pièces de rechange, assurer un suivi des opérations, etc. Cette réflexion initiale est essentielle pour orienter le choix de la solution GMAO et pour garantir sa pertinence sur le long terme.
Analyser les processus existants
Il est nécessaire de prendre le temps d’examiner comment la gestion de la maintenance est actuellement effectuée. Cela englobe les flux d’information, les acteurs engagés, les instruments employés, ainsi que les possibles obstacles ou sources de manque d’efficacité. En établissant une cartographie détaillée des processus en place, vous repérerez aisément les secteurs qui requièrent des améliorations et ceux qui opèrent efficacement. Cette démarche facilite également l’engagement des équipes sur le terrain dès le début, ce qui favorisera leur future adhésion au projet.
Déterminer les objectifs dans la gestion de votre maintenance
Les buts doivent être simultanément audacieux et pragmatiques. Ils doivent être principalement quantifiables. Par exemple, on cherche à diminuer de 20% la durée moyenne des interventions, à optimiser le respect des calendriers d’intervention, ou à assurer une meilleure fiabilité de l’inventaire des pièces de rechange. Ces buts guideront l’implémentation de la GMAO et offriront la possibilité d’estimer de manière tangible le retour sur investissement dans les mois qui suivent sa mise en place.
Étape 2 – Choisir la bonne solution GMAO à mettre en place
Une fois les exigences déterminées, la sélection de la solution constitue une étape essentielle. Le marché des GMAO est vaste et offre une large gamme d’outils, allant du plus basique au plus élaboré, en mode SaaS ou sur site, qu’ils soient spécialisés ou généralistes. La décision ne devrait pas être prise uniquement en fonction du coût ou de l’argumentaire commercial. Il doit découler d’une analyse minutieuse de diverses options, en tenant compte des caractéristiques offertes, de leur aptitude à se fondre dans votre cadre existant (ERP, IoT, etc.), de leur facilité d’emploi et de leur capacité à évoluer. Une GMAO efficace est celle qui répond véritablement à vos exigences, qui peut soutenir votre expansion, et qui est assez intuitive pour être aisément intégrée par vos équipes.
Comparer les fonctionnalités d'un logiciel de gestion de maintenance
Les fonctionnalités essentielles devraient comprendre la gestion des actions (curatives et préventives), la planification, la gestion du matériel et des inventaires, l’élaboration de rapports, la gestion documentaire ainsi qu’une interface mobile. Cependant, au-delà de ces aspects, divers outils proposent des fonctionnalités avancées telles que : la gestion multi-sites, l’analyse prédictive, la connectivité IoT, les tableaux de bord sur mesure, et bien plus encore. Examinez chaque option en rapport avec vos objectifs professionnels.
Miser sur l’ergonomie et l’évolutivité du logiciel
Un programme puissant, mais complexe à utiliser sera rarement utilisé de manière optimale. Optez pour une interface qui soit à la fois fluide, lisible et adaptée aux divers types d’utilisateurs (techniciens, responsables de maintenance, direction). En outre, vérifiez que la solution est évolutive : possibilité d’ajouter des utilisateurs, intégration de nouveaux modules, conformité aux futures technologies ou lois.
Étape 3 – Impliquer les équipes dès le départ dans la mise en place d'une solution GMAO
Un projet de GMAO ne se limite pas à être un projet technologique, il s’agit avant tout d’un projet axé sur l’humain. Pour assurer sa réussite, il est crucial d’engager les équipes dès le début du processus. Cela implique de les consulter durant la phase de sélection, de leur faire essayer les solutions en démonstration, et avant tout, de les intégrer dans l’établissement des priorités fonctionnelles. En les impliquant dans le processus de changement, nous renforçons leur engagement et diminuons leurs résistances naturelles. En outre, leur expérience pratique est inestimable pour ajuster l’outil aux réalités des opérations.
Intégrer les utilisateurs dans le projet de mise en place
Les techniciens sont souvent les seuls à vraiment connaître les contraintes tangibles auxquelles la maintenance opérationnelle est confrontée. Ils connaissent ce qui est efficace ou inefficace, ce qui est nécessaire ou accessoire. En les impliquant dans les équipes de travail, ils deviennent des porte-paroles du projet et assurent l’utilisation effective de la solution une fois mise en place.
Accompagner le changement dans les processus de gestion de maintenance
Il n’est pas facile de changer ses habitudes du tout au rien. Un soutien pédagogique est nécessaire : des formations sur place, une documentation explicite et une assistance technique facilement accessible. Il peut également être bénéfique de nommer des référents internes ou « super utilisateurs » pour assister leurs collègues lors des premières semaines d’utilisation.
Étape 4 – Déployer la solution par étapes pour faciliter sa mise en place
L’implémentation d’un système de GMAO ne doit pas se faire dans la précipitation. Il est souvent plus efficace d’adopter une mise en œuvre progressive. Elle offre la possibilité de détecter les problèmes, de modifier la configuration et d’éviter de perturber les équipes. Il est préférable de débuter avec une portée limitée : un site web, un service ou une fonctionnalité. Suite à une période d’essai, les retours sont examinés, des modifications sont effectuées, puis une mise en œuvre complète est envisagée. Cette approche minimise les dangers, assure les utilisateurs et assure une montée en charge contrôlée.
Commencer par un pilote
Le pilote sert à vérifier les configurations, à évaluer la pertinence des indicateurs et à constituer un premier groupe d’utilisateurs formé. Ce retour d’expérience est essentiel pour la réussite de la généralisation de l’outil.
Assurer un suivi continu pour améliorer la gestion et l'utilisation du logiciel
Une fois la mise en place de la solution effectuée, le travail ne s’arrête pas. Il est nécessaire d’examiner les données, de modifier les processus, de réagir aux feedbacks des utilisateurs et d’adapter les configurations pour qu’elles correspondent au plus près des conditions opérationnelles.
Étape 5 – Évaluer le retour sur investissement du logiciel de gmao
L’acquisition d’un logiciel de GMAO représente une décision stratégique, et comme pour tout investissement, elle doit être analysée. Cela inclut l’établissement d’indicateurs de performance précis dès le début : taux de disponibilité des appareils, temps moyen d’intervention, quantité de défaillances répétées, prix des pièces de rechange, et ainsi de suite. En surveillant régulièrement ces KPI, vous aurez la possibilité d’évaluer objectivement l’efficacité de la solution et de repérer les aspects à perfectionner. Il est également crucial de solliciter l’avis des utilisateurs sur leurs sentiments et les changements dans leur vie quotidienne.
Suivre les bons KPI
La GMAO produit des données qui permettent de surveiller en direct des indicateurs cruciaux. Ces données se transforment en un instrument de gestion précieux pour la direction, facilitant ainsi l’orientation des décisions stratégiques.
Adapter la stratégie en continu
Il faut analyser et tirer parti des résultats. Si certains buts ne sont pas réalisés, il pourrait être nécessaire de réévaluer certaines procédures, d’intensifier la formation des équipes ou de modifier l’arrangement du logiciel. Il est essentiel de maintenir la GMAO active en adoptant une approche d’amélioration constante.
