Les erreurs courantes lors du choix d'un logiciel de maintenance
Bien choisir son logiciel de maintenance est une décision stratégique pour toute entreprise cherchant à optimiser ses opérations et à prolonger la durée de vie de ses équipements. Pourtant, il existe de nombreuses entreprises qui choisissent un logiciel qui ne correspond pas à leurs attentes. Soit parce qu’il évalue mal les besoins, sous-estime les coûts ou ne sont tout simplement pas formé par une démo avant. Des petites erreurs peuvent venir gâcher votre expérience de maintenance.
Les erreurs les plus fréquentes
Ne pas définir ses attentes en termes de maintenance
Une des fautes les plus fréquentes consiste à opter pour un logiciel sans avoir précisément établi les exigences spécifiques de la société. Chaque domaine, voire chaque société, présente des critères distinctifs :
- La gestion des dispositifs complexes.
- L’organisation de l’entretien préventif.
- Surveillance des coûts et de l’efficacité des équipements.
Avant de prendre une décision sur une solution, il est crucial d’analyser les véritables besoins de votre entreprise. Les logiciels de GMAO peuvent proposer une multitude de fonctionnalités, mais cela est évidemment conditionné par le choix du logiciel.
Se concentrer uniquement sur le prix du logiciel
Même si le coût joue un rôle significatif, choisir uniquement en fonction du prix peut mener à des erreurs onéreuses sur la durée. Un programme peu coûteux, mais limité en fonctionnalités ou complexe à utiliser, peut engendrer beaucoup de risques et de problèmes comme :
Une adoption restreinte par vos équipes. Vous n’avez pas la possibilité de décider qui est autorisé à utiliser le logiciel ou de gérer les droits d’accès. L’utilisation du logiciel n’est pas intuitive et requiert une formation approfondie.
Des dépenses dissimulées associées aux mises à jour ou au service d’assistance technique. Beaucoup d’applications ne prennent pas en charge la maintenance de leur propre système, ce qui entraînera des dépenses additionnelles sur le long terme.
Placez votre argent dans un logiciel qui offre une véritable valeur ajoutée et un retour sur investissement évident. Il est essentiel d’examiner le potentiel retour sur investissement que la solution GMAO peut vous offrir, au-delà du coût immédiat, car ce dernier ne reflète pas la véritable valeur de la solution.
Négliger l’ergonomie et l’expérience utilisateur de votre logiciel
En utilisant un logiciel complexe ou peu intuitif, vous risquez de décourager vos équipes, même s’il est techniquement performant. Assurez-vous que :
- L’interface utilisateur est simple et intuitive. Vous devez comprendre rapidement comment utiliser les logiciels sans réelles formations au préalable, car qui dit formation dit coûts supplémentaires et perte de productivité.
- Les fonctionnalités clés sont faciles d’accès. Vous devez pouvoir scanner rapidement une machine et l’enregistrer, avoir accès à l’historique des interventions et futurs événements.
- Des options de personnalisation sont disponibles pour s’adapter à vos processus. Il est très important que vous puissiez personnaliser votre logiciel comme vous le souhaitez pour vous permettre de gagner du temps et profiter d’une expérience agréable et fluide.
Les conséquences d’un mauvais choix de logiciel de maintenance
Perte de temps et d’efficacité
Un mauvais choix de logiciel de maintenance peut entraîner des pertes importantes en termes de temps et d’efficacité. Lorsque le logiciel ne correspond pas aux besoins spécifiques de l’entreprise, les équipes doivent souvent compenser manuellement les défauts et lacunes du logiciel, ce qui ralentit les processus.
Par exemple, une interface complexe ou mal conçue peut rendre les tâches quotidiennes, comme la planification des interventions ou la gestion des stocks, fastidieuses et chronophages. De plus, des fonctionnalités inutiles ou mal adaptées peuvent détourner les utilisateurs de l’outil, entraînant une baisse de productivité.
À long terme, ces inefficacités affectent la capacité de l’entreprise à réagir rapidement aux pannes ou à optimiser ses opérations, ce qui peut également nuire à la satisfaction des clients et à la rentabilité globale.
Des coûts inutiles et une mauvaise allocation des ressources
Un logiciel mal adapté peut engendrer des coûts supplémentaires non prévus. Par exemple, si le logiciel nécessite des personnalisations fréquentes ou des mises à jour pour étendre votre logiciel ou accéder à des fonctionnalités supplémentaires, les dépenses peuvent rapidement dépasser le budget initial. De plus, une formation complexe ou inadéquate pour les utilisateurs peut nécessiter des investissements supplémentaires en temps et en argent. Ces coûts, associés à une mauvaise allocation des ressources, comme la mobilisation de techniciens pour résoudre des problèmes liés au logiciel plutôt que pour des interventions critiques, impactent directement la rentabilité de l’entreprise.
À long terme, cela peut limiter les capacités d’investissement dans d’autres domaines essentiels.
Il est important de prendre en compte ses potentiels frais supplémentaires et ne pas simplement évaluer le cout de base. Opter pour la solution simple et efficace qui vous permet vraiment la gestion de votre maintenance dans la sérénité.
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